Regulamin usługi Planoora

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z platformy internetowej Planoora (dalej: „Platforma”, „Usługa”), świadczonej drogą elektroniczną na rzecz przedsiębiorców oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą lub działalność nierejestrowaną w zakresie usług na rzecz klientów końcowych.

Usługodawcą jest Patryk Dominiak, osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną w rozumieniu art. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, adres do korespondencji: kontakt@planoora.pl, e-mail: kontakt@planoora.pl (dalej: „Usługodawca”).

Platforma służy wewnętrznemu zarządzaniu wizytami w firmie Usługobiorcy — nie pełni funkcji publicznego katalogu rezerwacji. Klienci końcowi nie posiadają kont w systemie; otrzymują wyłącznie powiadomienia (np. SMS) generowane przez Usługobiorcę.

Platforma może znajdować się w fazie rozwoju, testowania nowych funkcji lub wdrażania ulepszeń, co może skutkować czasową niedostępnością lub zmianami funkcjonalności. Usługodawca dołoży należytych starań, aby informować o planowanych pracach technicznych z wyprzedzeniem.

Korzystanie z Usługi wymaga akceptacji niniejszego Regulaminu oraz Polityki prywatności. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Kodeksu cywilnego, ustawy Prawo komunikacji elektronicznej oraz ustawy o prawach konsumenta.

Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie na stronie internetowej w formacie umożliwiającym jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

• Usługobiorca — osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna korzystająca z Platformy po rejestracji konta.
• Przedsiębiorca na prawach konsumenta — osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla niej charakteru zawodowego.
• Konto — indywidualny panel użytkownika w Platformie, dostępny po rejestracji i logowaniu.
• SMS — wiadomość tekstowa wysyłana za pośrednictwem Platformy do klienta końcowego Usługobiorcy.
• Pakiet — określona liczba jednostek SMS lub innych uprawnień dostępnych po dokonaniu płatności zgodnie z cennikiem.
• Owner (Właściciel) — użytkownik zarządzający firmą, zespołem i ustawieniami konta.
• Employee (Pracownik) — użytkownik zaproszony przez właściciela z ograniczonym zakresem uprawnień.

Korzystanie z Platformy wymaga spełnienia następujących minimalnych wymagań technicznych:

• urządzenia z dostępem do sieci Internet;
• aktualnej przeglądarki internetowej obsługującej JavaScript oraz szyfrowanie TLS 1.2 lub wyższej (rekomendowane: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari);
• włączonej obsługi plików cookie;
• aktywnego konta e-mail.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za problemy z dostępem do Platformy wynikające z niespełnienia powyższych wymagań przez Usługobiorcę.

Usługodawca przechowuje techniczne logi systemowe związane z działaniem Platformy, bezpieczeństwem oraz realizacją Usługi (w tym adres IP, daty logowań, czynności wykonywane w systemie). Logi te są wykorzystywane wyłącznie do celów technicznych, diagnostycznych oraz dowodowych, zgodnie z Polityką prywatności.

Założenie Konta wymaga podania prawdziwych danych, w tym adresu e-mail, imienia i nazwiska oraz — dla właściciela firmy — nazwy podmiotu. Usługobiorca odpowiada za poufność hasła.

Konto właściciela umożliwia pełne zarządzanie firmą, zespołem, grafikiem i ustawieniami. Konto pracownika jest aktywowane na podstawie zaproszenia.

Usługodawca może odmówić rejestracji, zawiesić lub usunąć Konto w przypadku naruszenia Regulaminu, przepisów prawa lub podania nieprawdziwych danych.

Usługodawca może czasowo ograniczyć działanie Konta lub wstrzymać możliwość wysyłki wiadomości SMS w przypadku uzasadnionego podejrzenia, że Usługobiorca narusza przepisy prawa, niniejszy Regulamin lub regulaminy operatorów telekomunikacyjnych (w szczególności przy wysyłce spamu, treści nielegalnych lub działań mogących naruszyć bezpieczeństwo Platformy). O nałożonym ograniczeniu Usługobiorca zostanie niezwłocznie poinformowany drogą mailową.

Planoora działa w modelu bez stałego abonamentu miesięcznego za sam system. Opłaty obejmują m.in. aktywację konta, zakup pakietów SMS, doładowań oraz opcjonalnie slotów pracowniczych, zgodnie z aktualnym cennikiem.

• Płatności realizowane są za pośrednictwem operatora płatności (HotPay).
• Niewykorzystane jednostki SMS nie wygasają z końcem miesiąca kalendarzowego, o ile cennik lub oferta promocyjna nie stanowi inaczej.
• Faktury lub rachunki wystawiane są zgodnie z przepisami podatkowymi i udostępniane w panelu użytkownika.
• W przypadku Przedsiębiorców na prawach konsumenta, przysługuje im prawo do odstąpienia od umowy kupna pakietu w terminie 14 dni bez podania przyczyny, z zastrzeżeniem, że jeżeli Usługobiorca wyraził zgodę na rozpoczęcie świadczenia usługi (wysyłkę SMS) przed upływem tego terminu, zapłacie podlega koszt jednostek faktycznie wykorzystanych do momentu odstąpienia.

Usługobiorca zobowiązuje się korzystać z Platformy zgodnie z prawem. Zabrania się wykorzystywania Platformy do wysyłki niezamówionej informacji handlowej (spamu), treści naruszających dobra osobiste, prawa autorskie, przepisy prawa, w tym ustawę o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji oraz ustawę Prawo komunikacji elektronicznej. Zabrania się także podejmowania działań typu reverse engineering.

Usługobiorca oświadcza, że jest administratorem danych osobowych swoich klientów końcowych i posiada podstawę prawną (np. zgodę) na wprowadzanie ich danych do systemu oraz wysyłkę powiadomień SMS.

W celu realizacji Usługi, Usługobiorca powierza Usługodawcy przetwarzanie danych osobowych swoich klientów końcowych. Akceptacja niniejszego Regulaminu stanowi jednoczesne zawarcie Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA), której pełna treść stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu.

Usługobiorca wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Usługodawcę z podwykonawców (sub-procesorów), takich jak dostawca hostingu oraz operator bramki SMS, w celu technicznej realizacji Usługi.

Usługodawca (jako podmiot przetwarzający) zobowiązuje się zgłosić Usługobiorcy (administratorowi) naruszenie ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu, nie później niż w terminie określonym w art. 33 ust. 1 RODO (do 72 godzin), chyba że przepisy prawa stanowią inaczej.

Usługobiorcy oraz osoby, których dane są przetwarzane, mają prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Usługodawca dokłada należytej staranności, aby Platforma działała ciągle, jednak nie gwarantuje nieprzerwanego dostępu w przypadku awarii, prac konserwacyjnych, błędów infrastruktury teleinformatycznej lub działania siły wyższej.

Usługodawca nie odpowiada za treść wiadomości SMS wysyłanych przez Usługobiorcę oraz za zgodność tych wysyłek z ustawą Prawo komunikacji elektronicznej (wymóg opt-in).

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia, niedostarczenie, błędy w dostarczaniu wiadomości SMS lub inne nieprawidłowości wynikające bezpośrednio z działania operatorów telekomunikacyjnych, zewnętrznych dostawców bramek SMS, awarii infrastruktury zewnętrznej lub globalnej sieci Internet.

Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Usługobiorców niebędących konsumentami ani Przedsiębiorcami na prawach konsumenta ograniczona jest do wysokości opłat uiszczonych przez Usługobiorcę w ostatnich 12 miesiącach.

Reklamacje dotyczące działania Platformy można składać drogą elektroniczną na adres: kontakt@planoora.pl lub pisemnie na adres Usługodawcy.

• Reklamacja powinna zawierać: e-mail powiązany z Kontem, opis problemu oraz datę jego wystąpienia.
• Usługodawca potwierdza otrzymanie reklamacji niezwłocznie po jej doręczeniu, wysyłając informację na adres e-mail powiązany z Kontem Usługobiorcy.
• Usługodawca rozpatruje reklamacje zgłoszone przez Konsumentów oraz Przedsiębiorców na prawach konsumenta w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania. W przypadku pozostałych podmiotów gospodarczych (czyste B2B) termin ten wynosi 30 dni. Odpowiedź wysyłana jest na adres e-mail powiązany z Kontem.

Usługobiorca będący konsumentem lub Przedsiębiorcą na prawach konsumenta ma prawo skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji, w tym:

• zwrócić się do Stałego Polubownego Sądu Konsumenckiego przy Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej;
• skorzystać z unijnej platformy ODR dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/consumers/odr/;
• zwrócić się o pomoc do właściwego rzecznika konsumentów.

Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zostaje zawarta na czas nieoznaczony z chwilą rejestracji Konta. Każda ze stron może ją wypowiedzieć ze skutkiem natychmiastowym w każdym czasie, bez podania przyczyny.

Usługobiorca dokonuje wypowiedzenia poprzez samodzielne usunięcie Konta w ustawieniach panelu lub wysyłając wniosek na kontakt@planoora.pl.

Po usunięciu Konta dane są usuwane lub anonimizowane, z wyjątkiem danych wymaganych przepisami prawa (księgowość).

Niewykorzystane jednostki SMS nie podlegają zwrotowi po rozwiązaniu umowy, z wyłączeniem sytuacji opisanej w §5 pkt 5 (prawo odstąpienia).

Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana prawa, funkcji Platformy). O zmianach Usługobiorcy zostaną poinformowani z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem drogą mailową.

Brak wypowiedzenia umowy przez Usługobiorcę przed dniem wejścia zmian w życie oznacza ich akceptację. Usługobiorca, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym przed tą datą.

Prawem właściwym jest prawo polskie. Spory z przedsiębiorcami (z wyłączeniem Przedsiębiorców na prawach konsumenta) będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 czerwca 2026 r.

Kontakt: kontakt@planoora.pl · Polityka prywatności · Informacja RODO

1. Przedmiot i czas przetwarzania
Usługobiorca (Administrator danych) powierza Usługodawcy (Podmiotowi przetwarzającemu) przetwarzanie danych osobowych w celu i przez czas niezbędny do realizacji Usługi Planoora (utrzymanie konta, kalendarza oraz wysyłka powiadomień SMS).

2. Charakter i cel przetwarzania
Przetwarzanie odbywa się w systemie informatycznym (SaaS) i obejmuje operacje takie jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, przechowywanie i usuwanie danych na udokumentowane polecenie Administratora (którym jest konfiguracja systemu przez Usługobiorcę).

3. Kategorie danych i osoby, których dane dotyczą
Umowa dotyczy danych klientów końcowych Usługobiorcy. Zakres danych obejmuje: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail oraz opcjonalne notatki do wizyt.

4. Obowiązki Podmiotu przetwarzającego (Usługodawcy)
Usługodawca zobowiązuje się do:

• Przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora.
• Zapewnienia, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowały się do zachowania tajemnicy.
• Stosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających stopień bezpieczeństwa odpowiedni do ryzyka (w tym szyfrowanie SSL/TLS, izolacja baz danych).
• Pomagania Administratorowi w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (prawa z RODO).
• Powiadomienia Administratora o naruszeniu ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż do 72 godzin od wykrycia incydentu.
• Usunięcia lub zwrotu danych po zakończeniu świadczenia usług, zależnie od decyzji Administratora.

5. Podpowierzenie (Sub-procesorzy)
Administrator wyraża zgodę na korzystanie przez Podmiot przetwarzający z usług innych podmiotów (sub-procesorów) w celu realizacji infrastruktury technicznej (hosting, bramka SMS). Podmiot przetwarzający zapewnia, że na sub-procesorów nałożone są analogiczne obowiązki ochrony danych.